MyBPAP

L’acteur métier connaît les processus de gestion dans lesquels il est impliqué, même s’il ne possède pas les droits d’exécution dans l’ERP. Sa vision n’est plus parcellaire, limitée à ses propres tâches exécutées quotidiennement, mais globale, lui permettant notamment de connaître précisément ce qui est fait avant et après chacune de ses tâches. Par exemple, un contrôleur de gestion chargé de la validation des factures fournisseur pour paiement par le comptable peut consulter librement le détail des pratiques du comptable, tout en étant informé par un feu rouge qu’il ne sera pas en mesure de réaliser cette tâche dans le progiciel de gestion.

Il est également en mesure de commenter les pratiques documentées, soit pour les remettre en cause, soit pour préciser un contexte d’utilisation qui lui est propre.

Par ailleurs, il peut proposer ou amender des modes opératoires décrits pour chaque tâche. Ses propositions de modification sont centralisées par le noyau qui administre la communauté de pratique, lequel ne possède pas de lien hiérarchique avec les différents acteurs. Le noyau de la communauté est notamment composé d’experts fonctionnels au fait des réalités du terrain qui traitent les commentaires publiés et intègrent les modes opératoires proposés par les membres actifs.

Pour bien distinguer la dimension générique ou spécifique d’une pratique, MyBPAP distingue trois niveaux de pratiques : celles qui concernent l’ensemble de la communauté (niveau 0), une sous-communauté (niveau 1) ou une entité en particulier (niveau 2) dans la communauté. L’objectif est de faire coexister toutes les pratiques ensemble tout en distinguant leur caractère générique, semi-générique ou spécifique.

MyBPAP, par l’intermédiaire des pratiques documentées en ligne, est en mesure de créer du lien virtuel entre des acteurs qui ne se connaissent pas ou peu, notamment en raison de contraintes géographiques. L’outil est accessible en ligne 24/24 et 7/7. Les groupes de sociétés partageant leurs pratiques, les services d’une même société qui ne travaillent pas dans les mêmes locaux ou bien des agences réparties dans le monde entier sont reliés entre eux par l’utilisation de cet outil pour les mêmes finalités.

La mise en place d’un référentiel des pratiques de gestion permet de relier les processus métier standard aux pratiques. Ce référentiel se veut vivant, ce qui signifie que tous les acteurs ont le droit et les moyens de le faire évoluer, au regard de leurs activités respectives. L’intérêt n’est plus seulement porté à ce qui doit être fait, mais à ce qui est fait. Les descriptions communes à toutes les entités utilisatrices de ce référentiel ne doivent pas empêcher chaque entité de référencer ses propres pratiques, mêmes si celles-ci semblent éloignées du standard en construction. Ces pratiques spécifiques soulignent parfois la richesse interprétative autour d’un standard. Les pratiques dont le référencement doit être privilégié sont les pratiques les plus rares, notamment celles qui permettent de se sortir de situations complexes.

Dans MyBPAP, ce référentiel des pratiques prend la forme d’une liste de domaines de gestion (macro-processus), qui se déclinent successivement en processus, activités et tâches. La réussite d’un tel référentiel dépend très fortement de l’implication des acteurs opérationnels (souvent le management opérationnel) à rédiger les modes opératoires des tâches de leurs activités. Pour y parvenir, il faut d’une part que les outils de rédaction et de mise à jour soient simples d’utilisation et d’autre part que l’information entrée soit très facile d’accès pour le public visé. Le rôle joué par la structure d’animation de la communauté de pratique est essentiel car les bonnes raisons pour ne pas alimenter le référentiel sont nombreuses. Il est donc important que les blocages bénins soient levés rapidement et que la finalité du travail réalisé soit constamment re-précisée.

Concrètement, ce référentiel des pratiques peut se matérialiser pour l’utilisateur en documentation qu’il peut générer à la volée, après avoir pris soin de choisir les processus qu’il souhaitait y intégrer.

L’établissement d’un lien direct entre la procédure et les modes opératoires des utilisateurs relie les processus métier standard aux pratiques. Il n’est pas question de décrire les processus, activités et tâches sans aller jusqu’au bout de la démarche. Chaque tâche s’exécute en mobilisant le système d’information de l’organisation, au niveau des hommes, des procédures et des outils. Il convient donc de s’assurer que chaque tâche fait référence à un mode opératoire détaillé de l’impact système d’information. Ainsi, le référentiel des pratiques de gestion doit permettre à chaque acteur opérationnel de positionner son travail dans les processus formels de l’organisation et au management de se maintenir informé de ce qui se fait réellement au niveau opérationnel.

Le détail des tâches par impact distinct au niveau du système d’information est fondamental dans MyBPAP, car il n’est pas envisageable de parler de pratique sans parler de son lieu précis de déroulement. De nos jours, de nombreuses pratiques de gestion sont particulièrement dépendantes des outils de gestion dans lesquels les tâches s’exécutent. Les différents contextes d’utilisation décrits ne peuvent faire sens pour l’acteur opérationnel que s’ils font écho à ses contraintes au quotidien, soit très souvent son outil de gestion. Il n’est donc pas question de rester vague sur la description. En contrepartie, le fait d’établir un lien direct entre ces descriptions et les processus de gestion connus du management ne dessert pas ce dernier qui, s’il ne souhaite pas être noyé par du détail opérationnel, se trouve rassuré de pouvoir approfondir le moment venu tel ou tel point de détail dont l’existence lui avait échappé avant la mise au jour des pratiques.

MyBPAP offre également un accès simple et rapide aux procédures officielles depuis le lieu de documentation des pratiques, sans que l’utilisateur ait à se reconnecter. En regardant plus particulièrement les aspects « projet système d’information », MyBPAP permet quelque chose de rare : les livrables que sont les Spécifications Fonctionnelles Générales, Spécifications Fonctionnelles Détaillées, Spécifications Techniques Détaillées, Dossier de Paramétrage, Manuel Utilisateur sont tous produits à partir de MyBPAP et sont tous liés entre eux par les processus métier qui les sous-tendent. La maintenance documentaire de toutes les actions réalisées le temps du projet est facilitée.

Au niveau des outils du système d’information, la génération des droits d’accès et des menus de navigation à partir d’un référentiel des pratiques de gestion relie les processus métier standard aux pratiques. Chaque acteur du système d’information doit être en mesure de réaliser dans les meilleures conditions les tâches qui lui sont assignées et rien que celles-ci, pour respecter les exigences de contrôle interne dans les organisations. La généralisation de l’usage de systèmes de gestion intégrés privilégie généralement une vision informatique des droits attribués et des facilités de navigation dans l’outil. Il est question ici de redonner aux utilisateurs fonctionnels la maîtrise et la responsabilité de ces aspects à travers la définition détaillée des tâches réalisées et de leur impact au niveau du système d’information. Cette ouverture concédée est également un système de contrainte, car il oblige l’utilisateur opérationnel à référencer ses pratiques pour obtenir les droits nécessaires à leur exécution dans le système d’information. Par la même occasion, les problèmes d’appropriation des outils de gestion peuvent être réduits par le fait que les pratiques déterminent la navigation dans l’ERP.

Les évolutions technologiques récentes nommées web services permettent de faire aspirer – méthode dite pull – les données MyBPAP par le progiciel de gestion au lancement (généralement systématisé) d’une commande depuis ce dernier, ce qui garantit la mise à jour des données en temps réel. Dès lors, les droits décrits dans MyBPAP sont obligatoirement ceux qui régissent le progiciel de gestion ; les menus de navigation sont la continuité des pratiques référencées.

Concrètement, les quatre niveaux de lecture des pratiques décrites dans MyBPAP (domaine, processus, activité et tâche) se retrouvent à l’identique dans les menus de navigation de l’ERP, sous réserve des droits attribués pour le profil de l’acteur métier. Les efforts de description des pratiques sont donc récompensés par le fait de ne pas avoir à réaliser également l’effort d’appropriation de l’environnement de l’outil de gestion. Par ailleurs, la lecture dans MyBPAP de sémaphores (feu vert : habilité ; feu orange : droits restreints ; feu rouge : non habilité) pour connaître ses droits d’exécution pour chaque tâche permet de gérer en amont de l’outil les éventuelles erreurs d’attribution de droits ou à défaut, de rattraper les oublis en matière de communication sur le sujet.

Enfin, il existe une fonctionnalité qui ouvre tout particulièrement les managers à la richesse des pratiques. Il s’agit d’une fonctionnalité qui permet de changer de profil et ainsi de se mettre à la place d’un autre acteur métier pour découvrir ses pratiques, notamment ses droits dans le progiciel de gestion, sans avoir besoin de se connecter à ce dernier. Cette fonctionnalité présente également un intérêt majeur en termes de contrôle interne ou externe (demande des commissaires aux comptes).

Ceux qui ont tout lu jusqu’au bout peuvent nous contacter. S’ils répondent bien au quizz, ils gagneront des goodies …

Ceux qui ont essayé mais lâché au milieu doivent impérativement aller boire un café … puis persévérer.

A part ça, MyBPAP, ce sont aussi des extensions, sous la forme de modules, qui peuvent vous intéresser.